Ein aktiv praktizierter Datenschutz erzeugt nicht nur Kosten, sondern er hat auch handfeste Vorteile. Dieser Aspekt wird meistens völlig unterschätzt. Wir haben festgestellt, dass ein aktiver Datenschutz sowohl hausintern, als auch nach außen sehr positive Auswirkungen hat. Dies möchten wir im Folgenden beschreiben.

Sie können ganz sicher davon ausgehen, dass wir als Ihr externer Datenschutzbeauftragter alles tun werden, damit der Nutzen für Ihr Unternehmen so groß wie möglich ausfällt. In der Innen- und Außenwirkung gilt wie immer: "Tue Gutes und sprich darüber".

Nützliche Wirkung nach INNEN

Datenschutz bringt zufriedene Mitarbeiter. Bei allen unseren Kunden stellen wir fest: Die Mitarbeiter nehmen einen aktiv praktizierten Datenschutz SEHR GUT auf. Letztlich machen sich (fast) alle Mitarbeiter nämlich viele Gedanken über den Datenschutz am Arbeitsplatz. Aber es gab bisher niemanden, den sie fragen konnten. Dementsprechend positiv wird ein externer Datenschutzbeauftragter wahrgenommen.

Ein externer Datenschutzbeauftragter sorgt auch für den Betriebsfrieden. Wenn es Spannungen zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern (bzw. der Mitarbeitervertretung) gibt, dann kann der Datenschutzbeauftragte die Angelegenheit versachlichen. Beide Seiten wissen, was sie dürfen, und was nicht. Sogar bei Mobbing-Angelegenheiten werden wir eingebunden... wenn es nämlich darum geht, inwieweit Kollegen oder Vorgesetzte auf die E-Mail anderer zugreifen dürfen (und sie dann mit Smileys weiterleiten).

Die wichtige Regelung rund um die private Nutzung von Internet und E-Mail wird von allen Seiten begrüßt. In den meisten Unternehmen waren diese Fragen nämlich nicht ausreichend geklärt. Die Geschäftsführung hat außerdem eine höhere Rechtssicherheit, wenn es um Regelungen im Krankheitsfall geht.

Die optionale EDV-Nutzungsvereinbarung bringt ebenfalls allen Seiten eine zusätzliche Sicherheit. Meist ist überhaupt nicht geklärt, ob und wie die Mitarbeiter z.B. die Daten Zuhause bearbeiten dürfen. Das wird dann hier endlich verbindlich geklärt.

Sind die Daten des Unternehmens erst einmal gut geschützt, werden sich Geschäftsführung und Mitarbeiter sicherer fühlen. Vitale Bereiche des Unternehmens wurden geschützt und somit auch Arbeitsplätze gesichert.

Datenschutz ist eine lohnenswerte Investition. Sollten wichtige Daten durch Bedienfehler, Hardwareausfall oder Feuer zerstört werden, so wird sich JEDE Investition des Datenschutzes gelohnt haben. Die Geschäftsführung kann mit berechtigtem Stolz darauf verweisen, dass dem Unternehmen nur ein minimaler Schaden entstanden ist.

Nicht von der Hand zu weisen sind auch die Vorteile, die sich aus einer erhöhten Sicherheit und damit aus dem Schutz vor kriminellen Handlungen ergeben: Gekündigte Mitarbeiter können keinen Schaden mehr anrichten... Industriespionage hat keine Chance... die Konkurrenz wird Sie nicht mit Abmahnungen auf Trab halten... die Dokumentation der Datenkreisläufe bewahrt die Transparenz des Unternehmens und hilft zum Beispiel bei der Auswahl der optimalen Hardware.

Durch die geschützten Daten ist dem Missbrauch durch einzelne Mitarbeiter eine recht hohe Hürde gesetzt. Im Falle von Abwerbung oder Kündigung kann das Unternehmen darauf vertrauen, dass die sensiblen Personendaten nicht in unbefugte Hände geraten.

Die Geschäftsführung erlebt eine zusätzliche Transparenz. Die von uns ggf. zu erstellende Verfahrensdokumentation beschreibt das Unternehmen aus einer ganz neuen Perspektive. Nicht wenige Geschäftsführer erleben beim Lesen einen Aha-Effekt, weil personenbezogene Daten an so vielen Stellen genutzt werden.

Nützliche Wirkung nach AUSSEN

Die Geschäftsführung kommt den gesetzlichen Pflichten nach! Dieser Punkt klingt vielleicht auf den ersten Blick etwas schwach. Aber in der Außenwirkung sollte man ihn keinesfalls unterschätzen. Wenn Kunden und Lieferanten irgendwelche personenbezogene Belange ansprechen, so sagt der Geschäftsführer "Das muss ich erstmal mit meinem externen Datenschutzbeauftragten besprechen". Das kommt an. Außerdem verschafft dies nicht selten eine bessere Verhandlungsposition.

Bei Anfragen aller Art kann das Unternehmen mit Hilfe des Datenschutzbeauftragten schnell und sicher reagieren. So muss unter anderem damit gerechnet werden, dass betroffene Personen (also auch die eigenen Mitarbeiter) Auskunft fordern. Durch eine prompte Übergabe der Jedermannsverzeichnisse wird das Vertrauen der Auftraggeber gestärkt. Letztlich werden also auch Beschwerden vermieden.

Sofern das Unternehmen von außen trotzdem mit Beschwerden konfrontiert wird, so ist es unbezahlbar, wenn man einen externen Datenschutzbeauftragten hat. Nicht selten wenden sich die Beschwerdeführer sofort an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde, statt erstmal das Unternehmen anzugehen. Der externe Datenschutzbeauftragte beherrscht den Fachjargon und wird souverän mit der Beschwerde umgehen.

Forderungen nach Schadenersatz (gemäß § 7 BDSG) kann das Unternehmen entgehen, wenn es nachweist, dass es die erforderlichen Maßnahmen getroffen hat. Ohne einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten ist dies aber so gut wie unmöglich.

Und damit sind wir beim Thema Geschäftsrisiken. Da das Thema "Datenschutz" auch bei der Kreditvergabe (Basel II) eine Rolle spielt, kann ein konsequent umgesetzter Datenschutz Ihrem Unternehmen sogar zu günstigerem Kapital verhelfen. In diesem Zusammenhang sei auch auf Wirtschaftsprüfer hingewiesen, die immer häufiger (zurecht) auch die Einhaltung des Datenschutzes als wirtschaftlich kritischen Faktor ansehen.

Bei öffentlichen Ausschreibungen wird der Datenschutz mittlerweile mit 30% Gewicht bewertet. Wer heutzutage keinen aktiven Datenschutz betreibt, braucht bei diesen Ausschreibungen eigentlich nicht teilnehmen.

Spezialfall "Auftragsdatenverarbeitung"

Ihr Unternehmen verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrage anderer Unternehmen? Dann ist die aktive Einhaltung des Datenschutzes für Sie existenziell!

Es handelt sich hierbei nämlich um eine "Auftragsdatenverarbeitung" im Sinne des § 11 BDSG. Hier stellt der Gesetzgeber sehr hohe Anforderungen an das Vertragswerk. Immer mehr Auftraggeber werden sich dessen bewusst und fordern schon in der frühen vertraglichen Anbahnungsphase belastbare Dokumente. Wenn Sie als potentieller Auftragnehmer hier nicht sofort gute Dokumente vorlegen, dann haben Sie keine Chance mehr. Ihr Auftraggeber MUSS die Beauftragung Ihres Unternehmens von der Einhaltung des Datenschutzes abhängig machen.

Wir sorgen dafür, dass Sie alle erforderlichen Nachweise in einer überzeugenden Form liefern können. Vorbereitend haben wir nämlich gemeinsam mit Ihnen ein ausführliches Datenschutz-Konzept erstellt, welches alle Fragen des Auftraggebers in einem Rutsch beantwortet. Das macht Eindruck. Ihre Konkurrenten haben da keine Chance mehr.   ;-)

Fazit

Wie Sie sehen können, ist der Nutzen des Datenschutzes sehr vielfältig.

Die Geschäftsführung erfüllt also nicht nur eine gesetzlichen Auflage, sondern profitiert in verschiedenster Weise von den Resultaten.