- Was ist der Zweck dieser Verarbeitung?
Durchführung von Audio- und Videokonferenzen (ggf. mit Aufzeichnung, Umfragen, Chats, Whiteboard, Dateiaustausch, Terminplanungen und telefonischer Einwahl) in Hinblick auf die Daten der konkreten Meetings. NICHT (!) beinhaltet sind die Aspekte der zugrundeliegenden ZOOM-Plattform (Website, App und sonstige Infrastruktur von ZOOM), wo Teilnehmer der ZOOM-Datenschutzerklärung zugestimmt haben!
- Wer ist für diese Verarbeitung verantwortlich?
SecureDataService
Adresse: Priorstraße 63, 41189 Mönchengladbach
Telefon: 02166/96523-30
Telefax: 02166/96523-39
Internet: www.securedataservice.de
E-Mail: n.vollmer@securedataservice.de
- Wer ist als betrieblicher Datenschutzbeauftragter benannt?
Es besteht keine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten.
- Was ist die rechtliche Grundlage? Warum ist diese Verarbeitung zulässig?
Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen (Artikel 6 (1f) DS-GVO)
- Konkret welche "berechtigten Interessen" verfolgt der Verantwortliche?
Recht auf Kundengewinnung und -Bindung;
Recht auf Gewinnerzielung, Arbeits- und Kosteneffizienz;
Wahrung nebenvertraglicher Pflichten (Knowhow-Transfer für Lizenznehmer)
- Wer sind die zugriffsberechtigten Empfänger (sowohl intern, als auch extern)?
- Onlinemeeting-Organisator und -Teilnehmer
- Videokonferenz-Dienstleister
- Wann werden die Daten wieder gelöscht?
- Sofort seitens ZOOM hinsichtlich der reinen Meetingdaten (Bild, Ton, Chat, Whiteboard etc.: Zoom gibt an: "Zoom speichert keinerlei Daten in Transit von Videokonferenzen")
-
1 Woche für Meeting-Termine in MS-Outlook (PIM - Personal Information Manager)
-
1 Monat für die Dokumentation von Meetings und Meeting-Planungen (im ZOOM-Frontend)
-
1 Monat seitens ZOOM für hochgeladene Dateien und Bilder
3 Jahre für die Aufzeichnungen von Videokonferenzen im Rahmen von DSB-MIT-SYSTEM®
- Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet?
- Organisator-Anmeldedaten (IP-Adresse, Name, E-Mail, Kennwort, …)
- Online-Meeting-Daten (Webcam, Mikrofon, Chat, Datei-Austausch, Screensharing, Whiteboard, Umfrage …)
- Telefon-Audiodaten (falls der Organisator sich telefonisch Einwählen kann und will)
- Aufzeichnungsdaten (je nach Szenario Bild- und Tondaten)
- Welche Personen sind betroffen?
- Organisator von Online-Meetings mittels ZOOM
- Teilnehmer an Online-Meetings mittels ZOOM
- Das Recht auf "Auskunft"
Sie können eine Auskunft verlangen. Dies wird mit dem hier vorliegenden Dokument weitgehend gewährleistet. Falls Sie weitere Fragen/Anliegen haben, so können Sie uns natürlich gerne kontaktieren. [Bitte beachten Sie, dass Sie alle Anfragen zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps bei ZOOM erfragen mögen.]
- Das Recht auf "Berichtigung" unrichtiger Daten
Sie können eine Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt zu uns auf. [Bitte beachten Sie, dass Sie alle Berichtigungs-Anliegen zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps an ZOOM richten mögen.]
- Das Recht auf "Löschung Ihrer Daten"
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Die Voraussetzung dafür ist, dass (a) die Daten nicht mehr notwendig sind, oder (b) Sie ggf. Ihre Einwilligung widerrufen haben bzw. es keine andere Rechtsgrundlage (mehr) gibt, oder (c) Sie zu Recht widersprochen haben, oder (d) die Daten zu Unrecht verarbeitet wurden, oder (e) die Löschung gesetzlich geboten ist, oder (f) die Daten von Kindern stammen und gelöscht werden sollen.
Bitte beachten Sie aber, dass wir die Daten möglicherweise nicht löschen können/dürfen, wenn die Verarbeitung gemäß Artikel 17 (3) DS-GVO weiterhin erforderlich ist (beispielsweise für steuerliche Nachweiszwecke). [Bitte beachten Sie, dass Sie alle Löschverlangen zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps bei ZOOM vorgetragen werden mögen.]
- Das Recht auf "Einschränkung der Verarbeitung"
Sie können die "Sperrung" Ihrer Daten verlangen. Die Voraussetzung dafür ist, dass (a) Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, oder (b) die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung verneinen, oder (c) die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, aber Sie die Daten wegen eigener Rechtsansprüchen noch benötigen, oder (d) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen überwiegen. [Bitte beachten Sie, dass dieses zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps bei ZOOM verlangt werden muss.]
- Das Recht auf "Widerspruch gegen die Verarbeitung"
Sie können der Verarbeitung zu widersprechen, sofern Gründe aus Ihrer BESONDEREN SITUATION dafür vorliegen. Unsererseits wird dann abgewogen, ob wir zwingende schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung haben. [Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Widerspruch hinsichtlich ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps an ZOOM richten.]
- Das Recht auf "Widerruf von Einwilligungen"
Der Einwilligungs-Aspekt spielt nur bei Beschäftigten eine Rolle, die die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung abschalten, um dadurch die Einwahl per Website und Telefon zu ermöglichen. Diese Abschaltung können sie jederzeit wieder rückgängig machen, ohne dass ihnen dadurch jedwede Nachteile entstehen. (Standardmäßig ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Meetings seitens des Arbeitgebers aktiviert.) [Bitte beachten Sie, dass Sie alle Einwilligungen zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps gegenüber ZOOM erklärt haben.]
- Das Recht auf "Datenübertragbarkeit"
Eine Recht auf Aushändigung Ihrer Daten ("Datenübertragbarkeit") ist im Prinzip gegeben, allerdings nur dann, wenn die Rechtsgrundlage der Datennutzung auf einer Einwilligung basiert oder der Vertragserfüllung dient. Bitte nehmen Sie dann Kontakt zu uns auf. [Bitte beachten Sie, dass Sie alle diesbezüglichen Anfragen zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps an ZOOM richten mögen.]
- Das Recht auf "Beschwerde"
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Die Kontaktdaten der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde lauten: LDI NRW, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf GERMANY, Tel. 0049-211-38424-0, www.ldi.nrw.de.
Gerne können Sie zuerst Kontakt zu uns aufnehmen, bevor Sie sich bei der Aufsichtsbehörde melden; wir kümmern uns viel schneller und genauso gründlich um Ihr Anliegen. Falls wir Ihnen nicht weiterhelfen können, so können Sie sich anschließend immer noch an die Aufsichtsbehörde wenden. [Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Beschwerden zur ZOOM-Website und ZOOM-Telefoneinwahl und ZOOM-Apps an ZOOM richten mögen: privazy@zoom.us.]
- Daten-Erhebung durch Dritte
Nein, es werden keine Daten durch Dritte erhoben. Somit werden also sämtliche Daten durch uns selbst erfragt/erhoben.
- Findet Profiling statt? Werden persönliche Aspekte analysiert oder vorhergesagt? Findet eine automatisierte Einzelfall-Entscheidung statt?
Nein, dies findet nicht statt.
- Gibt es Daten-Transfers an Empfänger in Drittländern (also außerhalb der EU)?
USA (Die Teilnehmer haben sich mit der Datenschutzerklärung einverstanden erklärt und somit eine Einwilligung im Sinne Artikel 49 (1a) DS-GVO gegenüber Zoom erteilt.
Die Beschäftigten sind durch den EU-Standardvertrag gemäß Artikel 45 (1) geschützt, der durch zusätzliche Schutzmaßnahmen (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) gestützt wird.
Sollten einzelne Beschäftigte aus gewissen Gründen auf die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung verzichten wollen, so können sie dies tun, was als Einwilligung gemäß Artikel 49 (1a) gewertet wird. )
USA (Die Beschäftigten sind durch den EU-Standardvertrag gemäß Artikel 45 (1) geschützt, der durch zusätzliche Schutzmaßnahmen (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) begleitet wird.
Sollten einzelne Beschäftigte im HomeOffice arbeiten wollen, so wird eine Ergänzung um Arbeitsvertrag unterzeichnet, der den US-Datentransfer explizit festlegt; insofern liegt die Rechtsgrundlage in der Vertragserfüllung gemäß Artikel 49 (1b).)
- Gibt es mehrere Verantwortliche im Sinne einer "gemeinsamen Verantwortlichkeit"?
Nein, es gibt nur den EINEN oben genannten Verantwortlichen.
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