Typischer Ablauf eines Datenschutz-Projektes

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB), um die Forderungen des Bundesdatenschutzgesetzes optimal umzusetzen.

Als Spezialist auf diesem Gebiet steht Ihnen Herr Vollmer zur Verfügung. Er betreut Sie in allen Phasen des Projektes:

1. Erster Telefonkontakt
   Sind Sie an Datenschutz-Dienstleistung interessiert, so möchten Sie natürlich zunächst eine ungefähre Preisvorstellung erhalten. Zu diesem Zweck haben wir einen kurzen Fragebogen entwickelt, den wir mit Ihnen zusammen am Telefon durchgehen. Innerhalb eines Tages bekommen Sie einen Richtpreis genannt. (Mehr Details zur Preisgestaltung weiter unten.)  
2. Persönlicher Besuch mit Klärung weiterer Details
   Für einen ersten persönlichen Kontakt besuchen wir Sie gerne in Ihrem Unternehmen, um uns und unsere Dienstleistungen vorzustellen. Auf Wunsch stellt Ihnen Herr Vollmer bei dieser Gelegenheit die Gründzüge des Datenschutzes in einer ca. 20 minütigen Präsentation vor. Um ein konkretes Angebot erstellen zu können, müssen weitere Details geklärt werden.So muss z.B. besprochen werden, ob weitere Standorte, evtl. auch in anderen Bundesländern, betreut werden sollen. Nicht zuletzt muss besonders bei großen Unternehmen geklärt werden, ob die Schulung der Mitarbeiter zu den Belangen des Datenschutzes persönlich durch Herrn Vollmer oder alternativ als Videoschulung erfolgen soll. Aus all diesen Vereinbarungen ergibt sich später die Stellenbeschreibung des DSB.  
3. Angebots-Erstellung
   Wir bieten in der Regel Pauschalpreise an: für den Datenschutzbericht und das erste Jahr als externer Datenschutzbeauftragter wird Ihnen ein fester Preis genannt; Fahrtkosten sind in einem großzügigen Maß darin enthalten. Dabei gibt es keinen vorher festgelegten Betrag: jeder Kunde hat eine ganz eigene betriebliche Situation und damit eigene Ansprüche.
   
   Erfahrungsgemäß wird der Datenschutzbericht mit Beträgen zwischen 1.250 Euro (kleine Apotheke) und 4.950 Euro (mittleres Unternehmen) veranschlagt. Dieser Bericht wird einmalig erstellt und im Falle von Veränderungen aktualisiert. Zusätzlich zur gedruckten Version ist der Bericht im geschützten Kundenbereich unserer Internetseite  jederzeit online abrufbar.  Mehr Details zum Datenschutzbericht finden Sie weiter unten.
   
   Die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter für ein Jahr wird mit mindestens 125 Euro/Monat veranschlagt. Insbesondere für den DSB kann es keine aufwandsbezogene Vergütung geben, denn dies widerspräche dem Ziel des BDSG: Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen sich jederzeit vertraulich an den DSB wenden können, ohne dass Etat-Erwägungen dabei eine Rolle spielen.
   
   Oftmals wird vereinbart, dass spezielle Leistungen des DSB aufwandsbezogen berechnet werden. So kann die Mitarbeiterschulung davon betroffen sein, wenn die Belegschaft stark schwankt. In diesen Fällen wird meist ein Stundensatz von 75 Euro pro Stunde angesetzt.
   
   Die Rechnung für den Bericht wird nach der Abgabe und Diskussion des Berichtes gestellt. Dies erfolgt  in der Regel 4 Wochen nach Beendigung der Bestandsaufnahme. Die Leistung des DSB wird am Anfang der Laufzeit in Rechnung gestellt.  
4. Bestellung (Diverses)
   Sie bestellen unsere Dienstleistungen. Danach erfolgen einige Formalitäten: zunächst unterschreiben wir eine Geheimhaltungserklärung. Dann ernennen Sie Herrn Vollmer schriflich zum Datenschutz-Beauftragten. Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden schriftlich informiert, dass Herr Vollmer ab jetzt tätig ist.  
5. Bestandsaufnahme
   Nun folgt die Bestandsaufnahme. Darunter sind alle Fragen rund um Unternehmen, Standorte, Gebäude, Computer, Verfahren und Übermittlungen zu verstehen.
   Die Bestandsaufnahme wird mit Hilfe der Software DSB-Reporter® durchgeführt. Ihr liegt eine Datenbank zugrunde, in der alle notwendigen Fragen abgelegt sind. Die Antworten werden ebenfalls in der Datenbank gespeichert. Am Ende der Bestandsaufnahme kann dann ein Bericht erzeugt werden, der alle notwendigen Angaben übersichtlich darstellt. Hier werden nicht selten 30 Seiten erreicht. Selbstverständlich sind hier auch die "Jedermanns"-Verzeichnisse enthalten.
   Diese Software ist aufgrund der Arbeiten von Herrn Vollmer entstanden und enthält die gesammelte Erfahrung aller bisherigen Datenschutzprojekte. Dadurch ist für Sie als Kunde ein Maximum an Qualität und Aktualität gewährleistet.  
6. Datenschutz-Bericht
   Nach beendeter Bestandsaufnahme wird der Datenschutz-Bericht erstellt. Dafür werden folgende Informationen hinzugefügt:
   a) allgemeine Informationen rund um den Datenschutz (ca. 180 Seiten)
   b) Formulare und Vordrucke aller Art (ca. 10 Seiten)
   c) der Gesetzestext des BDSG (ca. 10 Seiten)
   d) ein Fazit zum Lesen für die Geschäftsführung (genau 1 Seite)
   Alles in allem entstehen also ca. 200 Seiten Papier mit geballten Informationen zum Datenschutz und Ihrem Unternehmen.  
7. Weiterführende Maßnahmen aufgrund des Datenschutz-Berichtes
   In enger Abstimmung mit Ihnen wird entschieden, welche Verbesserungsvorschläge des Berichtes praktisch umgesetzt werden. Letztlich müssen aber Sie als Kunde entscheiden, welche Maßnahmen Sie für wichtig erachten.  
8. Bewertung der Dienstleistungs-Qualität
   Nach Ablieferung des Berichtes ist es Zeit für eine qualitative Zwischenbilanz. Der Kunde bekommt anhand eines Fragebogens die Möglichkeit, die bisher erbrachten Leistungen zu bewerten. Hier werden beispielsweise die Kriterien "Freundlichkeit", "Termintreue", "Qualität", "Nutzen" und "Preis/Leistungs-Verhältnis" abgefragt.
   Unsere Kunden sind durchweg sehr zufrieden, wie Sie in unseren Referenzen nachlesen können.  
9. Tätigkeit als Datenschutz-Beauftragter
   Für mindestens ein Jahr betreut Sie Herr Vollmer als Ihr externer Datenschutzbeauftragter (DSB). Er ist für alle Mitarbeiter ein vertrauenswürdiger Ansprechpartner für alle Belange des Datenschutzes.
   Selbstverständlich achtet Herr Vollmer nicht nur auf spezielle Datenschutz-Fragen, sondern beleuchtet immer auch das Umfeld.  
10. Zwischenkontrollen und Jahresbericht
    Mindestens einmal im Jahr wird Herr Vollmer eine stichprobenartige Kontrolle vor Ort durchführen. Dabei werden die wichtigsten datenschutzrelevanten Punkte geprüft. So sollte z.B. der Aktenvernichter auch wirklich benutzt werden.
    Am Ende eines jeden Vertragsjahres wird der Geschäftsleitung Ihrer Firma ein Bericht vorgelegt, der die datenschutzbezogenen Vorkommnisse nennt und Perspektiven aufzeigt.